חשבתי שטעיתי בכתובת. הייתי אמור להגיע למשרדי רהב תקשורת, אך בפועל נראה לי שהגעתי לגלריית אומנות: הקירות עמוסים יצירות אומנות ישראליות ובכל פינה מוצגת אומנות פלסטית מרהיבה אחרת. אחרי שניות ספורות הבנתי שהגעתי לכתובת הנכונה: את השקט השורר בגלריות מחליף כאן רחש תזזיתי של עשייה. עובדים חולפים במהירות זה על פני זה, שיחות טלפון ערניות בוקעות מהחדרים והתחושה היא שכל הזמן קורה פה משהו.
מסלול החברות: קורס של רהב תקשורת במרכז האקדמי פרס
סיבת הביקור שלי במשרדי רהב תקשורת הייתה לסקר ביקור שעורכים בו סטודנטים למנהל עסקים מהמרכז האקדמי פרס במסגרת "מסלול החברות", במסגרתו גופים מובילים במשק הישראלי מעבירים קורס אקדמי מפרספקטיבה של מי שמגיעים מהשטח. במסגרת הקורס של רהב תקשורת, נכלל ביקור עומק במשרד אותו מוביל לא אחר מאשר רני רהב, איש התקשורת המוכר בישראל.
את התיקים והמעילים של הסטודנטים ביקש רני רהב להניח ב"סלון" שנמצא בקדמת משרדו האישי, וללא הקדמות מיותרות החל לדבר ביזנס: "מבנה חברת יחסי ציבור ותקשורת חשוב מאוד. אופן העבודה מחייב מבנה ברור של כללי עבודה, שכן אין זמן לבזבז: כל לקוח חייב להיות מטופל גם ביח"צ השוטף וגם בטיפול במשברים אפשריים, בדגש על תכנון מהלכים שייתנו פתרון עוד לפני שהבעיה החלה".
עד כמה הדוק הקשר שבין לקוחות המשרד למשרד? הדוק מאוד. "כל לקוח של המשרד מגיע לישיבה פעם בחודש לפחות. בישיבה הזו יושבים יו"ר החברה, סמנכ"ל שיווק, מנהל המכירות ולפעמים גם המנכ"ל מצטרף. לעיתים מדובר על ישיבות שבועיות ועל שיחות טלפון יומיות, הכול בהתאם לצורכי הלקוח".
"חייבים להיות בשטח ולהכיר את החברה שאתה מייצג לעומק"
הסטודנטים, שפוגשים היום מקרוב את האנרגטיות שבתוך המשרד, מנסים לברר איך שומר איש היח"צ והתקשורת על הקשר עם השטח עצמו.
רני מבהיר מייד שהקשר הזה הדוק והכרחי: "חייבים להיות בשטח ולהכיר את החברה שאתה מייצג לעומקה. אם אני לדוגמה דובר של רשת קמעונאית, לפחות פעם בחודש אני אכנס לאחת החנויות בלי להודיע על כך מראש. ככה אני מצליח לראות את כל הבעיות ויודע להציע פתרונות או שאני רואה מוצרים חדשים שאחר כך ייכנסו לחדשות בתקשורת".
בנוסף, כל מנהל מחלקה צריך להיות בקשר יומיומי עם כל הלקוחות שלו כדי להתעדכן אם יש מוצרים חדשים: "לא ייתכן מצב שבו יפתיעו אותנו מתוכנית טלוויזיה לגבי מוצר חדש שלא ידענו עליו, לכן חייבים גם להיות נוכחים בשטח וגם לשמור על קשר מתמיד עם מנהלי החברה".
הדוגמה הבאה שנתן רני מבהירה את רמת התכנון הנדרשת ממשרדי יחסי ציבור: "אתמול, למשל, החל הסייל הגדול של איקאה. אתם ראיתם את המודעות היום, אבל העבודה התחילה לפני יותר מחודש. בזמן הזה תכננו, העברנו סקיצות, ישיבות משותפות, עד שהכול היה מוכן. המנכ"ל חתם ומשם זה עבר לכספת עד אתמול בבוקר".
"אם לקוח נמצא במשבר אנחנו נכנסים לחדר מצב ולא יוצאים ממנו עד שהמשבר נפתר"
בשלב זה שואל אחד הסטודנטים מה קורה במצבים החורגים מהשגרה של ניהול יחסי הציבור – למשל כאשר צצים בתקשורת אירועים לא צפויים. רני מגיב לשאלה בחיוך רב משמעות ומסביר שהיערכות למצבי חירום מתחילה בשגרה: "כדי להיות מוכנים ברגע האמת, לכל תרחיש צריך שתהיה תוכנית שמתנהלת על פי פרוטוקול ואליה אפשר להיצמד. זה מאפשר להשתמש בכלים יעילים לפתרון המשבר".
כיוון שניהול משבר מחייב היערכות מובנית אליו כבר בשגרה, משרד רהב תקשורת לא מנהל משברים עבור מי שלא משתמש בשירותיו גם בשגרה: "אנחנו לא מטפלים במשברים של חברות שהן לא לקוחות שלנו. אנחנו מחויבים אך ורק ל-170 הלקוחות שלנו. אם מישהו מהם נמצא במשבר אנחנו נכנסים במשך 24 שעות לחדר מצב ולא יוצאים ממנו עד שהמשבר נפתר. אם אתה לא מכיר את החברה לעומק ועובד איתה באופן קבוע, ייקח הרבה זמן עד שתצליח לפתור את הבעיה ובתקשורת הפתרון חייב להיות מיידי".
גם כשהכול מוכן מראש: הכול בעצם פתוח
אם נשמע לכם שעבודה כה מסודרת מונעת הפתעות של הרגע האחרון – אתם טועים. "גם סיכום דיון הוא רק סקיצה. יהיו עוד המון שינויים מצד הלקוח שרוצה לפעמים לשנות בזמן אמת, שינויים מהצד שלנו עקב זיהוי הזדמנויות וגם עקב פניות מהתקשורת, שלא כפופה לסדר היום שאנחנו בנינו. זו הסיבה שבתחום שלנו טיפול של 24 שעות בלקוח הוא חובה".
בנקודה זו קופץ אחד הסטודנטים ממקומו ושואל אם אכן המשרד פתוח 24 שעות ביממה. "התשובה היא כן", אומר רני ומוסיף: "לפעמים פיזית בלילה המשרד נסגר לכמה שעות, אבל כל מנהל מחלקה שעובד ברהב תקשורת חייב להיות זמין 24 שעות למיילים ולטלפונים, זה חלק מהעבודה".
בין הדוגמאות שמביא רני להמחשת הצורך בזמינות כה גבוהה נמצא לקוח כמו אל על. "אם התבטלה טיסה באמצע הלילה צריך להוציא הודעה מיידית לתקשורת, למשל. לא חסרים משברים נוספים שפרצו באמצע הלילה. לשומרי שבת אנחנו דואגים שיהיה תמיד מישהו שיוכל לתת גיבוי במחלקה שלו והוא יגבה אותו מכניסת השבת עד מוצאי שבת. העיתונאים יודעים שניתן להתקשר אלינו באמצע הלילה בלי להתנצל. להפך, אנחנו מעודדים אותם ליצור קשר בכל שעה".
מנהלים בכירים בחדר העיתונות
אם חשבתם שאחרי הלימודים האקדמיים אין יותר מבחנים, תחשבו מחדש. תוך כדי סיור בין חפצי האומנות במשרד, חלפנו על פני חדר שנקרא "חדר העיתונות". אל חדר זה מגיעים מדי בוקר כל העיתונים האפשריים, וכל עובד ועובד חייב להתעדכן בכל המתרחש בעיתונות – לא רק בענייני התוכן אלא גם ברמה הגרפית ובשינויים שנעשים במוספים השונים. "אני בוחן אם העובדים ערניים לשינויים", מציין רני, "אני שואל שאלות תוך כדי ישיבה, גם את המנהלים הבכירים".
בסיום הסיור כמה סטודנטים מתגודדים סביב רני כדי לשאול מתי אפשר להגיש מועמדות למשרה במשרד. רני רהב משיב להם בחיוך: "אני מחכה לכם, אבל כרטיס הכניסה הוא לא רק תואר ראשון, אלא גם ניסיון של לפחות שלוש שנים במשרד תקשורת גדול. לאחר מכן יש חפיפה של חצי שנה במשרד שלאחריה חפיפה של חודשיים ישירות מולי. רק אחר כך המועמד יקבל את התפקיד שלו במחלקה".
"הסיור הזה פתח לי את התיאבון לקריירה"
בסוף הסיור שאלתי את אחד הסטודנטים מה הוא לקח איתו מהסיור. "היום הזה פותח אפיקים. תואר במנהל עסקים הוא כללי והרבה פעמים הסטודנטים לא יודעים מהם מקומות העבודה שאליהם הם יכולים להתקבל עם התואר הזה. פתאום נכנסים לאחד המשרדים הגדולים והמכובדים בתחום התקשורת, והעיניים נפתחות ואיתן גם הדחף לקריירה".
סטודנט אחר מציין תובנה נוספת: החלום של כל סטודנט זה משרה במשרדים כאלו, וכשפוגשים את האנשים שעובדים שם הרבה יותר ברור ומובן איך מגיעים להצלחה כזו: עם השקעה גדולה ותוך כדי דרישה מעצמך להפיק את הטוב ביותר שאתה יכול".
הסטודנטים צמאים לעוד ועוד שאלות לרני רהב ולעובדי משרדו, אך בסופו של דבר מסתיים היום תוך שרני מרגיע את הסטודנטים שיוכלו להמשיך לשאול שאלות בהמשך מפגשי הקורס של רהב תקשורת במסלול החברות – המסלול שמחבר את הסטודנטים לקריירה תוך כדי הלימודים.
